Beschlussvorlage - VO/LV/10-016/2022-01

Der Amtsausschuss beschließt die im Sachverhalt bzw. der Begründung dargestellte Umstrukturierung des Amtes zur Bildung eines Fachbereiches „Allgemeine Verwaltung“.

Durch das Amt Warnow-West wurde eine externe Organisationsuntersuchung durch die OptiSO Unternehmensberatung veranlasst. Im Rahmen dieser Untersuchung wurde ein Gutachten erstellt, welches Vorschläge zur Umstrukturierung des Amtes enthält. Diesen sollte nach Auffassung der Verwaltung in weiten Teilen gefolgt werden.

 

Bildung eines Fachbereiches „Allgemeine Verwaltung“

Grundsätzlich wird dort die Bildung eines Fachbereiches „Allgemeine Verwaltung“ empfohlen:

„Die Leitung des Fachbereichs Allgemeine Verwaltung wird nicht wie in anderen Organisationseinheiten des Amtes Warnow-West durch eine Fachbereichsleitung übernommen, sondern obliegt […] der leitenden Verwaltungsbeamtin. […]

In dieser Doppelfunktion entsteht für die leitende Verwaltungsbeamtin die Situation des ständigen Wechsels zwischen den operativen Anforderungen an die Fachbereichsleitung und der gleichzeitig erforderlichen Gesamtsicht auf die Entwicklungen und Notwendigkeiten der Gesamtverwaltung. […]

Da die leitende Verwaltungsbeamtin originär die Geschäfte der laufenden Gesamtverwaltung unter der Leitung des Amtsvorstehers zu führen hat sind die zeitlichen Ressourcen für die Leitung des Fachbereichs stark eingeschränkt. […]

Wir regen an, die Aufgaben der leitenden Verwaltungsbeamtin und die Fachbereichsleitung Allgemeine Verwaltung voneinander zu trennen und für die Leitung der Organisationseinheit Allgemeine Verwaltung eine eigenständige Stelle zu schaffen, die sich verstärkt der Leitung des Bereichs widmen kann. Gleichzeitig ist damit sichergestellt, dass für die Führungsaufgaben der Gesamtverwaltung ausreichende Ressourcen zur Verfügung stehen, keine Überlastung eintritt und eine engere Führung und Steuerung des Fachbereichs erreicht wird.“

 

Stelle Fachbereichsleitung „Allgemeine Verwaltung“

Die Stelle Fachbereichsleitung „Allgemeine Verwaltung“ soll aus der bisherigen Stelle „Personalangelegenheiten“ erwachsen.

Entsprechend der durch OptiSO vorliegenden, hierzu erstellten, Arbeitsplatzbeschreibung (Anlage 1) obliegt der Stelle Fachbereichsleitung die disziplinarische und fachliche Leitung des Fachbereiches inklusive Mittelbewirtschaftung für die verantworteten Produkte. Grundlegende Aufgaben, u.a. die Aufstellung der Stellenpläne, Organisationsaufgaben des Amtes, Planung und Durchführung von Stellenbesetzungsverfahren, bleiben bestehen. Zur zusätzlichen Bewältigung der Leitungsaufgaben müssen von dieser Stelle 50 % der Zeitanteile auf die Stelle „Sachbearbeitung Verwaltungsaufgaben/Versicherungen“ übertragen werden.

Die Stelle Fachbereichsleitung „Allgemeine Verwaltung“ ist entsprechend der vorliegenden Einschätzung durch OptiSO (Anlage 2) mit der Entgeltgruppe 11 TVöD VKA zu bewerten.

Zur Besetzung der Stelle sollte eine in-/externe Ausschreibung durchgeführt werden.

 Die aus der Fachbereichsbildung resultierenden finanziellen Auswirkungen werden im Haushaltsplanentwurf für 2023 berücksichtigt.